Rechtmatigheid ten aanzien van regelgeving
Kan uw organisatie de standpunt dat zij zal innemen, onderbouwen in het geval van een toezichtonderzoek?
Een toezichthouder vraagt niet alleen of er een beleid bestaat. De moeilijkere vraag is wat er is gebeurd, welk bewijsmateriaal er was, wie dit heeft beoordeeld, welke verplichting van toepassing was en waarom de reactie op dat moment redelijk was. Als die verbanden niet worden vastgelegd, wordt de positie kwetsbaar.
De verdedigbaarheid ten opzichte van de regelgeving is geen juridische slogan
De juridische onderbouwing vormt de bewijsbasis voor het standpunt van de organisatie. Hierin worden de aanleiding, de toepasselijke verplichting, de op dat moment bekende feiten, het onderzochte bewijsmateriaal, de verantwoordelijke personen en de daaropvolgende reactie weergegeven. Een standpunt kan overtuigend klinken, maar is zwak als uit het dossier niet blijkt hoe het tot stand is gekomen.
De toezichthouder wil niet dat uw organisatie alleen maar de indruk wekt georganiseerd te zijn. Hij wil dat uit de documentatie blijkt dat dit ook daadwerkelijk zo is.
Dat onderscheid is van belang. Veel organisaties kunnen beleidsdocumenten, dashboards en definitieve antwoorden opstellen. Het is echter een stuk moeilijker om aan te tonen dat het antwoord al was gebaseerd op de beschikbare gegevens voordat er kritische vragen werden gesteld.
Onder druk komen de hiaten tussen beleid en bewijs aan het licht
Toezicht door regelgevende instanties begint vaak met een specifieke vraag en breidt zich vervolgens uit naar bestuur, verantwoordelijkheid en bewijsmateriaal. Een ontbrekend document, een onduidelijke verantwoordelijke of een te late toelichting kan een standpunt schaden, zelfs als de onderliggende reactie serieus was. Of een standpunt verdedigbaar is, hangt af van de vraag of de organisatie de eis kan koppelen aan het bewijsmateriaal en het bewijsmateriaal aan de beslissing.
Het gevaarlijke moment is niet het eerste verzoek. Het is de vervolgstap. Wie wist dat? Wanneer? Op basis van welk bewijs? Op grond van welke verplichting? Met welke bevoegdheid? Die antwoorden moeten al in het dossier staan.
Een verdedigbaar standpunt ten aanzien van de regelgeving is niet gebaseerd op herinneringen, vertrouwen of algemene toezeggingen. Het is gebaseerd op een ononderbroken keten die aantoont hoe de organisatie van verplichting naar actie is overgegaan.
Vier links die een grondige toetsing moeten doorstaan
Regelgevende trigger geregistreerd
Uit het dossier moet blijken welk incident, verzoek, verplichting, risicosignaal of controleprobleem aanleiding heeft gegeven tot het innemen van een standpunt ten aanzien van de regelgeving.
Verplichting in kaart gebracht
Uit het dossier moet blijken welke taak, controle, beleids- of bestuursvereiste relevant was voor de kwestie die wordt onderzocht.
Gerelateerd bewijsmateriaal
De organisatie moet de documenten, logboeken, besluiten, evaluaties en bronmateriaal bewaren die de reactie onderbouwen.
Positie behouden
Het definitieve antwoord moet in samenhang blijven met het bewijsmateriaal, de verantwoordelijkheid, het beoordelingstraject en de redenering die het verdedigbaar hebben gemaakt.
Waar de film ‘regulatory defensibility’ tekortschiet
Van druk vanuit de regelgeving tot een standpunt van de ‘evidence-grade’
Standaard - Basis voor gestructureerde dossiers
Standaarden helpen bij het ordenen van feiten, bewijsmateriaal, reikwijdte, verplichtingen en beslissingen, zodat de organisatie een duidelijker standpunt kan innemen voordat een kwestie wordt geëscaleerd of herzien.
Pro - Laag voor bestuur en integriteit
Pro voegt beleidsdocumenten toe met betrekking tot de integriteit van bewijsmateriaal, verantwoordelijkheid voor besluitvorming, grenzen van toegangscontroles en corrigerende maatregelen.
Dossier Secure Enterprise wordt ontwikkeld als een ‘forensic governance’-infrastructuur. Het doel ervan is om gebeurtenissen, actoren, beleidsevaluaties, beslissingen, bewijsobjecten, outputs, hashes en audit trail’s met elkaar te verbinden tot een verdedigbare bewijsketen voor regelgeving.
Wat is de juridische verdedigbaarheid van regelgeving?
Wat is 'regulatory defensibility'?
Regelgevende verdedigbaarheid is het vermogen om aan een toezichthouder aan te tonen wat er is gebeurd, welk bewijsmateriaal er voorhanden was, wie verantwoordelijk was, welke verplichting of controle van toepassing was en waarom de reactie van de organisatie op dat moment redelijk was.
Is 'regulatory defensibility' hetzelfde als juridische bijstand?
Nee. De juridische verdediging wordt verzorgd door gekwalificeerde advocaten. De verdedigbaarheid vanuit regelgevend oogpunt vormt de bewijsbasis waarmee een organisatie haar standpunt kan toelichten en onderbouwen wanneer dit onder de loep wordt genomen.
Waarom volstaan beleidsmaatregelen niet voor de „regulatory defensibility”?
Een beleid geeft aan wat er zou moeten gebeuren. Om juridisch verdedigbaar te zijn, is bewijs nodig van wat er daadwerkelijk is gebeurd, hoe het beleid of de controle is toegepast en wie het resultaat heeft gecontroleerd of goedgekeurd.
Wat kan een regelgevend standpunt ondermijnen?
Een regelgevend standpunt wordt kwetsbaar wanneer bewijsmateriaal versnipperd is, beslissingen niet worden gedocumenteerd, de verantwoordelijkheid onduidelijk is, versies niet worden bewaard of de organisatie pas een verklaring opstelt nadat er druk wordt uitgeoefend.
Is Dossier Secure Enterprise nu volledig operationeel voor regulatory defensibility?
Nr. Dossier Secure Enterprise wordt momenteel actief ontwikkeld en ontworpen als een ‘forensic governance’-infrastructuur. De versies Standard en Pro vormen de huidige basis voor gestructureerde dossiers.
Ga na of uw standpunt ten aanzien van de regelgeving verdedigbaar is
Als uw organisatie geen verband kan leggen tussen verplichting, bewijs, verantwoordelijkheid en reactie, is het standpunt nog niet verdedigbaar.