Verantwoordingsplicht van leidinggevenden
Kan uw organisatie aantonen wie verantwoordelijk was toen het besluit werd genomen?
Verantwoordelijkheid van leidinggevenden blijkt niet alleen uit hun functie. Daarvoor is een staat van dienst nodig waaruit blijkt dat zij over bevoegdheid, kennis, besluitvorming, bewijsmateriaal, delegatie, toetsing en het aanvaarden van verantwoordelijkheid beschikken. Wanneer er kritische vragen worden gesteld, gaat het niet alleen om de vraag wie de leiding had. De vraag is wat uit hun staat van dienst blijkt dat zij wisten, besloten en aanvaardden.
Verantwoordelijkheid van leidinggevenden is niet zomaar een naam op een organigram
Een verantwoordingsschema kan aangeven wie een bepaalde functie bekleedt. Het bewijst echter niet hoe die persoon in een concrete situatie zijn of haar bevoegdheden heeft uitgeoefend. Verantwoordingsplicht op leidinggevend niveau brengt functie, kennis, escalatie, bewijsmateriaal, besluitvorming en het aanvaarden van verantwoordelijkheid samen in een verslag dat later kan worden onderzocht.
Een titel kan aangeven wie de leider was, maar kan niet aantonen wat die leider wist of accepteerde.
Dat is precies waar veel verslagen over het bestuur tekortschieten. Ze geven weliswaar in grote lijnen aan wie de eindverantwoordelijkheid draagt, maar ze geven geen inzicht in het besluitvormingsproces, het beschikbare bewijsmateriaal, de onopgeloste risico’s of de bevoegdheidsgrondslag achter het optreden van het bestuur.
Kritische toetsing volgt op gezag, kennis en acceptatie
Wanneer een belangrijke beslissing wordt geëvalueerd, wordt de verantwoordingsplicht concreet. Wie had de bevoegdheid? Welke informatie werd aan hen verstrekt? Wat werd doorgegeven aan een hoger niveau? Wat werd gedelegeerd? Welk bewijsmateriaal ondersteunde de beslissing? Welk risico werd aanvaard? Een verdedigbaar verslag moet deze verbanden vastleggen voordat er druk ontstaat.
Het zwakke punt is vaak niet het gebrek aan leiderschap, maar het gebrek aan bewijs. De organisatie weet misschien wel wie verantwoordelijk was, maar uit de documentatie moet blijken hoe de verantwoordelijkheid aan het besluit is gekoppeld.
Verantwoordingsplicht van leidinggevenden is pas houdbaar wanneer bevoegdheid, informatie en besluitvorming met elkaar verbonden zijn. Zonder die keten wordt de verantwoordingsplicht achteraf pas in kaart gebracht.
Vier links die een grondige toetsing moeten doorstaan
Definitie van bevoegdheid
Uit het dossier moet blijken wie bevoegd was om te beslissen, goed te keuren, door te verwijzen, uit te stellen, te delegeren of het risico te aanvaarden.
Vastgelegde kennis
Uit het dossier moet blijken welke informatie, waarschuwing, bewijsmateriaal, onzekerheid of uitzondering tot het uitvoerend niveau is doorgedrongen.
Besluit vastgelegd
Het dossier moet het besluit koppelen aan het bewijsmateriaal, de beoordeling, het inzicht in de risico’s en de bevoegdheid die op dat moment werd uitgeoefend.
Aangetoonde verantwoordelijkheid
Uit het verslag moet blijken wie de verantwoordelijkheid op zich heeft genomen voor het gekozen besluitvormingstraject, de reactie en de overwogen gevolgen.
Waar de film ‘executive accountability’ tekortschiet
Van leidinggevende functie naar aantoonbare verantwoordelijkheid
Standaard - Basis voor gestructureerde dossiers
Standaarden helpen bij het ordenen van feiten, bewijsmateriaal, reikwijdte, verplichtingen en beslissingen, zodat de verantwoordelijkheid gemakkelijker aan het dossier kan worden gekoppeld.
Pro - Laag voor bestuur en integriteit
Pro voegt beleidsdocumenten toe met betrekking tot de integriteit van bewijsmateriaal, verantwoordelijkheid voor besluitvorming, grenzen van toegangscontroles en corrigerende maatregelen.
Dossier Secure Enterprise wordt ontwikkeld als een ‘forensic governance’-infrastructuur. Het doel ervan is om gebeurtenissen, actoren, bevoegdheden, beleidsevaluaties, beslissingen, bewijsstukken, output, hashes en audit trail’s met elkaar te verbinden tot een aantoonbare verantwoordingsketen.
Verantwoording van leidinggevenden uitgelegd
Wat is 'executive accountability'?
Verantwoordingsplicht van leidinggevenden is het vermogen om aan te tonen wie de bevoegdheid had, welke informatie beschikbaar was, welk besluit werd genomen, op basis van welk bewijsmateriaal dit besluit werd genomen en wie de verantwoordelijkheid droeg voor het resultaat.
Waarin verschilt ‘executive accountability’ van ‘responsibility’?
Verantwoordelijkheid kan verwijzen naar een rol of een taak. Verantwoordingsplicht op leidinggevend niveau vereist een aantoonbare staat van dienst waaruit blijkt dat men over bevoegdheid, kennis, besluitvorming, bewijsmateriaal, evaluatie en het op zich nemen van verantwoordelijkheid beschikt.
Waarom volstaan de notulen van de raad van bestuur niet voor de ‘executive accountability’?
In notulen van bestuursvergaderingen worden vaak de resultaten vastgelegd. Om de bestuurlijke verantwoordelijkheid te waarborgen, is de bewijsketen achter die resultaten nodig: wat was bekend, wat was onzeker, wat werd geëscaleerd en waarom werd een besluit aanvaard.
Wat zorgt ervoor dat de „executive accountability” niet meer werkt?
De verantwoordingsplicht van leidinggevenden komt in het gedrang wanneer bevoegdheden zomaar worden toegeëigend, delegaties niet worden gedocumenteerd, bewijsmateriaal versnipperd is, bezwaren ontbreken of het besluitvormingstraject pas wordt gereconstrueerd nadat er een onderzoek is gestart.
Is Dossier Secure Enterprise nu volledig operationeel voor executive accountability?
Nr. Dossier Secure Enterprise wordt momenteel actief ontwikkeld en ontworpen als een „forensic governance”-infrastructuur. De versies Standard en Pro vormen de huidige basis voor gestructureerde dossiers.
Ga na of executive accountability kan worden bewezen
Als uw organisatie geen verband kan leggen tussen bevoegdheid, kennis, bewijs, besluitvorming en verantwoordelijkheid, is de verantwoording nog niet verdedigbaar.